S/4HANA – Mehr als nur ein IT-Projekt

Welche Herausforderungen und Chancen bietet die Transformation für Ihre Organisation?

2019 kündigte SAP die Ablösung der ERP Central Component (ECC) und anderer ERP-Altprodukte bis 2025 an. Was auf den ersten Blick wie eine technische Banalität wirkt, ist nicht weniger als die bevorstehende und zwangsläufig durchzuführende Transformation Ihres SAP-Systems, inklusive einiger damit verbundener Arbeitsabläufe und Prozesse. Mit vereintem Drängen internationaler Kunden konnte zwar noch eine Verlängerung bis 2027, optional auch noch bis 2030 erreicht werden. Nichtsdestotrotz ist klar, dass wir in den kommenden Monaten und Jahren eine Welle von SAP-Projekten erleben werden.

Dieses Szenario setzt Unternehmen aller Größenordnungen unter Druck, denn es müssen nicht nur teils hohe Budgets geplant und bewilligt werden, sondern auch Kapazitäten an den richtigen Stellen über langfristige Projektzeiträume zur Verfügung gestellt werden.

„Wenn SAP Sie schon zum Systemwechsel zwingt, dann sollten Sie die Chancen der Transformation wenigstens konsequent nutzen.“

Und genau hier beginnt in vielen Fällen das Dilemma: „SAP-Projekt? – Klar, ein IT-Thema.“ So oder so ähnlich hören wir es bei vielen unserer Kunden.

Doch so einfach ist es leider nicht. Natürlich ist die Systemumstellung im Kern eine technologische Transformation. S/4HANA bringt jedoch nicht nur technische Neuerungen, wie z.B. die Datenkomprimierung und eine optimierte Performance mit. Da komplexe ERP-Systeme (wie SAP) eng mit der Unternehmensarchitektur und den Prozessen der Organisation verbunden sind, sind damit auch weitere zahlreiche IT-Systeme und ein Großteil der Arbeitsabläufe im Unternehmen betroffen. Mit der Implementierung von Business Partnern oder dem neuen Hauptbuch werden Sie zwangsläufig in Ihr Tagesgeschäft und auch den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden eingreifen. Eine SAP S/4HANA-Transformation ist daher vieles, aber kein reines IT- Projekt: Sie ist ein Business-Projekt von gesamtstrategischer Bedeutung, das von allen Fachbereichen Hand in Hand mit der IT gestemmt werden muss.

Damit ist die Herausforderung schon einmal klar definiert. Nutzen Sie aber unbedingt auch die sich daraus ergebene Chance, die Ihnen die bevorstehende Transformation bietet.

„Brownfield? Greenfield? Vollkommen egal, solange Sie Ihre Unternehmensziele im Blick behalten.”

Von der gewählten Vorgehensweise hängt sowohl der Grad der Beteiligung des Business ab, als auch die Erwartung an den Erfolg der Transformation (s. Abb. oben). Mit dem Begriff Business definieren wir alle Organisationsbereiche (im Klassischen Sinne Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung usw.) und damit auch die verbundenen Geschäftstätigkeiten in Ihrem Unternehmen, ausgerichtet an den Anforderungen Ihres Geschäftsmodells.

Hier geht es nicht mehr darum, dass Ihre IT ein System mit regelmäßiger Wartung für das Unternehmen bzw. für all Ihre Mitarbeitenden bereitstellt, sondern um die konkrete Definition und Umsetzung dessen, was Ihr Business benötigt. Sie, Ihre Kunden, Ihre Mitarbeitenden und viele weitere Stakeholder haben direkte oder indirekte Ansprüche an Ihr SAP-System und die damit verknüpften Prozesse. Diese gilt es über Ihr Business vollumfänglich zu definieren und sich damit strategisch für Ihre unternehmerische Zukunft aufzustellen.

Die Entscheidung für den passenden Transformationsansatz hängt von vielen individuellen Faktoren ab. Alle Ansätze erfordern jedoch ein klares Zielbild, das von allen Beteiligten verstanden und mitgetragen wird. Das Business muss dabei in die Prozessverantwortung und in die Pflicht genommen werden - SAP Konformität allein genügt hier leider nicht!

Warum bleiben so viele S/4HANA Transformationen hinter den Erwartungen zurück?

Im Rahmen unserer Beauftragungen finden wir häufig die Ausgangssituation vor, dass SAP-Projekte aufgrund ihres Umfangs und des hohen Ressourceneinsatzes (berechtigterweise!) sehr hohe Erwartungen hinsichtlich ihrer Optimierungs- und Digitalisierungspotenziale (ROI) erzeugen.

Viel zu oft werden diese Erwartungen enttäuscht, weil Risiken nicht bekannt sind oder unterschätzt werden. Manchmal scheitern Projekte auch komplett, was zu enormen Kosten und großer Frustration bei allen Beteiligten führt. Hier einige Beispiele für Risiken, die dabei nicht unterschätzt werden dürfen, wenn man ein Scheitern verhindern will:

• Es wurde kein klares Zielbild für Business und Projekt definiert.

• Es existiert keine ausreichende Übersicht über den status quo (Prozesse, Kennzahlen etc.).

• Das Business hat andere Zielsetzungen als die des Projektes.

• Business und IT sprechen nicht dieselbe Sprache.

• Die zu optimierenden Prozesse wurden nicht ausreichend beschrieben.

• Die Governance (Prozesse, Stammdaten etc.) wurde nicht klar definiert.

• Die Mitarbeiter sind überfordert, da keine Leitplanken definiert wurden.

Diese Risiken führen zur Gefährdung der definierten Projektkosten, des geplanten Zeitaufwands und der zu erreichenden Ziele! Durch eine frühzeitige und ganzheitliche Planung mit Business und IT auf Augenhöhe sichern Sie den Erfolg der SAP-Transformation.

„Ohne Change Management können Sie sich das Geld für die Transformation sparen!”

Warum ist Change Management ein wesentlicher und häufig unterschätzter Erfolgsfaktor für Ihre SAP-Transformation?

Jeder der oben genannten Ansätze wird Sie und Ihr Unternehmen mit einem klaren Zielbild und einem realistisch konzipierten Projektumfang zu S/4HANA führen. Wir sollten uns also insgesamt etwas weniger mit der Farbe Ihrer Transformation aufhalten, sondern uns auf das Wesentliche konzentrieren. Die wahre Transformation beginnt mit der Definition der Anforderungen Ihres Business.

Das erfordert sowohl einen hohen Beteiligungsgrad, als auch umfangreiches Engagement Ihres Business. Womit wir auch bei der Dringlichkeit eines auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Change Managements im Rahmen eines SAP-Projektes angelangt sind. Dabei steht die Definition Ihres Zielbildes ganz am Anfang. Welchen Mehrwert bietet Ihre Transformation langfristig und was wollen Sie mit Ihren Prozessoptimierungen genau erreichen? Konsequente, kontinuierliche Kommunikation und Transparenz im Projekt wird Sie und Ihr Projektteam währenddessen richtungsweisend unterstützen. Beachten Sie auch, dass Kommunikation hierbei nicht nur in eine Richtung funktioniert: aktivieren Sie Ihre Stakeholder, Ihr Team und holen Sie auch kritisches Feedback ein. So bekommen Sie die Möglichkeit die Projektarbeit in Ihrem Unternehmen laufend zu optimieren und gemeinsam erfolgreich ans Ziel zu gelangen. Ihre Mitarbeitenden werden an dieser Herausforderung mit Ihrem Unternehmen wachsen. Wir konnten schon häufig beobachten, dass dies eine großartige Chance ist auch die notwendige Identifikation mit Ihrem Unternehmen und dem Projekt zu steigern und die Mitgestaltung im Unternehmen zu fördern.

Eine S/4HANA-Transformation wird Sie je nach Unternehmensgröße ggf. ein paar Jahre beschäftigen. Ein Startschuss zu Projektbeginn reicht hier leider nicht aus, andernfalls riskieren Sie langfristig Orientierungslosigkeit bei allen Beteiligten und die Projektarbeit erlangt nicht den von Ihnen gewünschten und auch notwendigen Stellenwert zur Zielerreichung. Es muss allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt im Projekt klar sein, wo sie stehen, was zu tun ist und was genau der Mehrwert dieser Tätigkeiten ist bzw. welches Zielbild allem voransteht. Vergessen Sie nicht all Ihre anderen Mitarbeitenden, die nicht direkt in die Projektarbeit mit eingebunden sind. Auch diese sind Teil Ihrer Unternehmenszukunft und müssen sich langfristig damit identifizieren können. Das funktioniert nur, wenn Sie ausreichend informiert sind. Sehen Sie diesen Informationsbedarf nicht als Holschuld, sondern bieten Sie die Informationen über verschiedene Kanäle und in verschiedenen Medien an. Werbung funktioniert intern genauso wie extern.

Was wir von der ADVIA aus unseren Projekten gelernt haben: Trotz der Ernsthaftigkeit und der Komplexität des Themas können SAP-Transformationen mit motivierten und engagierten Mitarbeitenden auch Spaß machen!