Hybrides Arbeiten: Die Arbeitswelt von morgen ist heute schon gestern

Und wieder wurden zu Beginn der vierten Corona-Welle alle Arbeitnehmer*innen, deren Aufgaben dies zulassen, ins Homeoffice geschickt. Die erschreckend schnelle Verbreitung der Omikron-Variante macht wenig Hoffnung darauf, dass sich an der Verpflichtung zum Homeoffice so schnell etwas ändern wird. Die Corona-Pandemie überdeckt jedoch nur, was längst klar ist: An hybrider Arbeitswelt führt kein Weg mehr vorbei! Selbst ein Ende der Corona-Pandemie wird nichts mehr daran ändern, dass zukünftig in unterschiedlichen Kombinationen sowohl im Homeoffice als auch im Büro gearbeitet werden wird. Dass es weder ein „alle zurück in die Büros“ noch ein „alle für immer im Homeoffice“ geben wird, zeigen zahlreiche Studien. So wünschen sich mehr als zwei Drittel der Beschäftigten, zukünftig hybrid oder komplett mobil zu arbeiten.[1]

Nun mögen einige Führungskräfte insgeheim denken, dass man den Beschäftigten ja nicht jeden Wunsch erfüllen müsse – man muss nur die sozialen Medien nach Einträgen unter dem Hashtag #MachtBürosZu durchsuchen, um Gruselgeschichten über antiquiertes Festhalten an der Präsenzkultur in Krisenzeiten zu lesen. Aber auch diese Einstellung nimmt ab: Eine weltweite Umfrage von McKinsey unter mehr als 5000 Führungskräften zeigt, dass 90% der Befragten erwarten, dass die hybride Arbeitswelt zur Normalität wird und sich ihre Unternehmen bereits darauf einstellen.[2]

Also einfach das Arbeiten im Büro und im Homeoffice gleichberechtigt zulassen und ab und zu gemeinsame Tage für alle Beschäftigten vor Ort anordnen? Dann müssen ja eigentlich nur mobile Arbeitsgeräte angeschafft werden und schon sollte alles funktionieren. So einfach ist es leider nicht, zumindest nicht für Wissensarbeiter*innen. Wissensarbeit schafft ihren Mehrwert größtenteils durch die Zusammenarbeit mit anderen. Die meisten Menschen haben dank MS Teams, Zoom, Webex und Co erlebt, dass Zusammenarbeit auch im virtuellen Raum gut funktionieren kann. Wenn es jedoch kein Konzept für das hybride Arbeiten gibt, wird es in hybriden Settings deutlich komplizierter. So müssen Meetings virtuell stattfinden, sobald auch nur eine Schlüsselperson im Homeoffice ist. Wenn sich ein größerer Teil der Anwesenden im Büro gleichzeitig in virtuellen Meetings befindet, wird es schnell nervig: Trotz der Nutzung von Headsets ist es kaum noch möglich, die Teilnehmenden des eigenen Meetings zu verstehen. So sind paradoxerweise mehr Meeting-Räume oder andere Rückzugsmöglichkeiten notwendig, obwohl weniger Menschen im Büro sind. Unternehmen, die bereits zu Beginn der Pandemie Büroflächen abgebaut haben, stoßen hier auf ein unerwartetes Problem. Aber auch für alle anderen gilt: Die hybride Arbeit muss geplant werden. Nicht mit starren Regeln, sondern mit einem guten Konzept, das technologische, räumliche, wirtschaftliche und psychologische Aspekte der Zusammenarbeit berücksichtigt.

Doch was macht ein „gutes Konzept“ eigentlich aus? Hier lohnt es sich, unterschiedliche Ebenen in den Blick zu nehmen. Auf der individuellen Ebene ist es einfach: ohne digitalen Arbeitsplatz gibt es auch keine digitale Zusammenarbeit! Alle Mitarbeitenden benötigen dementsprechend einen passend ausgestatteten digitalen Arbeitsplatz. Dies umfasst Hard- und Software und die Anbindung an alle lebensnotwendigen Systeme des Unternehmens. Auf der Team-Ebene spielt die Technologie immer noch eine wichtige Rolle. Unterschiedliche Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit müssen durch die passenden Collaboration-Plattformen und -Tools unterstützt werden. Gleichzeitig müssen Teams lernen, auch digital gut zusammenzuarbeiten. Viele Regeln des Teamworks im Büro gelten auch im virtuellen Raum.

Google hat vor einigen Jahren im Projekt Aristoteles untersucht [3], welche Faktoren hochproduktive Teams von anderen unterscheiden: 1) Psychologische Sicherheit, 2) Verlässlichkeit, 3) Struktur & Klarheit, 4) Bedeutsamkeit der Arbeit, 5) Selbstwirksamkeit. Arbeiten alle verteilt im Homeoffice erfordert die Aufrechterhaltung dieser Faktoren ungleich mehr Aufwand und Disziplin und ist nur mit neuen Ansätzen und dem Training von Team-Skills zu erreichen. Auf der Organisations-Ebene spielt die Technologie eine untergeordnete Rolle. Stattdessen geht es um die Organisation der Arbeit im Unternehmen bei gleichzeitiger Rücksichtnahme auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Die folgenden Fragen müssen Unternehmen sich dabei stellen: Welche Art von Arbeit soll an welchem Ort ausgeführt werden?

Gibt es Kernarbeitszeiten? Wie sehen die Büroflächen der Zukunft aus? Wie wirken wir der Entgrenzung der Arbeit entgegen? Wie bleibt die Unternehmenskultur auch im virtuellen Raum spürbar?

Bei der ADVIA haben wir in den vergangenen zwei Jahren intensiv daran gearbeitet, unsere Expertise im Bereich M365 Cloud Transformation mit unserer Expertise in der Organisationsentwicklung zu verbinden. Dabei sind wir branchenübergreifend mit mittelständischen Unternehmen ins Gespräch gegangen, um unseren Beratungsansatz kundenzentriert weiterzuentwickeln. Herausgekommen ist ein pragmatischer Ansatz für die schrittweise Gestaltung der neuen Arbeitswelt im Unternehmen – vom Digital Workplace über Collaboration hin zur hybriden Organisation. Das Modell stellen wir in den kommenden Wochen und Monaten in unterschiedlichen Formaten vor und zeigen spannende Facts und Hacks.

Sie wollen wissen, wie Sie das hybride Arbeiten in Ihrem Unternehmen mit den richtigen digitalen Tools und den passenden Organisationsstrukturen nachhaltig produktiv gestalten? Dann sind Sie nur einen Klick davon entfernt.