Entscheidungsfreudig in die Zukunft

Alles ist im Wandel. Ständig werden neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt gebracht. Die Konkurrenz wartet an der nächsten Ecke. Wer mit seinem Unternehmen erfolgreich bleiben will, muss dynamisch und flexibel handeln können. Ein wichtiger Grundstein dafür ist die schnelle Entscheidungsfindung. Denn tagtäglich müssen Führungskräfte und Mitarbeitende unzählige Entscheidungen treffen. Damit das möglichst schnell geht, werden diese am besten in agilen Teams getroffen, die selbstorganisiert, eigenverantwortlich und autonom handeln. Vor allem hierarchisch organisierte Betriebe kann das vor eine große Herausforderung stellen. Schließlich bedeutet es, dass Führungskräfte in der Lage sein müssen, Verantwortung abzugeben. Zugleich müssen Mitarbeitende bereit sein, Verantwortung zu übernehmen. Wie etabliert man also in seinem Unternehmen neue Handlungsregeln für ein effizientes Miteinander?

Die Delegationsmatrix basiert auf dem spielerischen Zugang des „Decision Poker“. Es geht darum, die Übertragung von Entscheidungen zu thematisieren und gemeinsam zu diskutieren. Die insgesamt acht Stufen der Delegation bewegen sich von der alleinigen Entscheidungsmacht der Führungsebene hin zur autonomen Entscheidungsbefugnis des Teams oder von Einzelpersonen.

Die erste Stufe ist keine Delegation an sich, sondern ein Verkünden: Die Führungskraft lässt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen: „Ich ordne an!“

Bei der zweite Stufe der Delegation handelt es sich um eine Form des Verkaufens, nach dem Motto: „Ich treffe die Entscheidung alleine, versuche aber, euch davon zu überzeugen.“

Auf der dritten Stufe steht das Konsultieren im Mittelpunkt. Die Führungskraft bittet die Mitarbeitenden um ihre Meinung und entscheidet dann.

Mit der vierten Stufe wird es etwas demokratischer: es geht ums Abstimmen. Die Führungskraft diskutiert mit dem Team/den Teams. Daraufhin wird ein Mehrheitsentscheid getroffen.

Auf der fünften Stufe lautet das Ziel: Einigen. Das gelingt, wenn niemand einen schwerwiegenden Einwand hat. Ab hier verlagert sich die Entscheidungsfindung allmählich auf die Ebene des Teams.

Stufe sechs: Beraten. Die Führungskraft gibt Empfehlungen ab, aber die befugten Personen treffen die Entscheidung.

Stufe sieben: Erkundigen. Das Team entscheidet, die Führungskraft fragt höchstens noch nach, wie entschieden wurde und bekundet damit, nach wie vor mit im Boot zu sein.

Und die finale achte Stufe bedeutet: Abgeben. Das Team entscheidet – egal wie.

Diese 8-Stufen-Matrix ist erstens hilfreich, um die verschiedenen Möglichkeiten der Delegation gemeinsam zu besprechen. Zweitens können bestehende Prozesse verbessert werden, indem die Führungsebene schrittweise Entscheidungsbefugnisse abgibt. Man muss nicht chronologisch von Stufe eins bis Stufe acht vorgehen, sondern kann einfach ausprobieren und experimentieren.

In der Praxis hat es sich bewährt, eine Tabelle anzulegen. Waagrecht werden die acht Delegationsstufen eingetragen, senkrecht die Entscheidungsdomänen. Daraus ergibt sich dann, wer in welcher Situation welche Art von Entscheidung trifft. Schnell stellt man fest, dass je nach Situation und Aufgabenbereich ganz unterschiedliche Delegationsstufen vorteilhaft sind. Eine ganz klassische Vorgehensweise wäre beispielsweise, dass das Gehalt verkündet wird (Stufe 1), dass sich bei Personalentscheidungen Führungskraft und Abteilungschefs einigen (Stufe 5) und bei Prozessveränderungen erkundigt sich die Führungskraft, wie es läuft (Stufe 7).

Die Delegationsmatrix ist ein sehr hilfreiches Tool, um schnell und sorgsam das passende Ausmaß an Entscheidungsübertragung für die einzelnen Bereiche im Unternehmen zu finden.